¿Qué es SharePoint?

Definir en una sola palabra u oración lo que es SharePoint resulta demasiado complicado, dado que SharePoint no es solo una cosa, no es solo un programa. SharePoint es un conjunto de productos, de tecnologías, es una plataforma. No es una solución para un determinado problema, por el contrario, a través de SharePoint puedes implementar una serie de soluciones para distintos problemas

Desde cierta perspectiva aprender SharePoint es como aprender Office, no lo haces, en realidad no, lo que haces es aprender Word, luego Excel para pasar a  PowerPoint  y así. De la misma manera tú no solo aprendes SharePoint. Nuevamente, es un conjunto de soluciones bastante amplio, y existe una gran variedad de cosas que puedes hacer con esta plataforma

SharePoint es un producto de servidor, tú no lo instalas en tu laptop o PC, está instalado en tu infraestructura de  TI, en algún servidor en el centro de datos y compartido a través de la red organizacional. Uno se conecta a SharePoint. Existen productos relacionados a SharePoint que si puedes instalar en tu laptop como SharePoint Designer o SharePoint WorkSpace, pero no siempre los necesitas. 

La manera más común de interactuar con SharePoint es a través de un Web Browser o de programas como Word o Excel u otro programa de Office, para esto Office y SharePoint se llevan de maravilla. 

Pero aun no nos respondemos con total claridad que es lo que SharePoint hace. Microsoft divide SharePoint en 6 grandes áreas: Sitios, Comunidades, Contenido, Búsqueda, Inteligencia de negocio y Aplicaciones

Sitios

SharePoint es un motor masivo para hacer sitios web que facilita de manera increíble la creación de los mismos, no necesitas de programas especiales, ni ser un programador o un diseñador web, con solo unos cuantos clics te creas tu propio sitio. Puedes crear sitios personales, sitios para equipos de trabajo, sitio de la compañía o un sitio público.

Sin importar que tú seas parte del equipo que crea estos sitios o simplemente los uses para tus labores diarias, estos sitios están diseñados para hacer de ti un contribuidor, puedes editarlos, agregarles o quitarles cosas, puedes unirte, entre otras cosas. No lo olvides “SharePoint hace sitios web”

Comunidades

SharePoint te ayuda a trabajar con otras personas, puedes ser tú y otra persona trabajando al mismo tiempo en la edición de un documento Word, SharePoint te permite realizar esta tarea. También puedes crear un sitio web que funcione como un centro de conocimiento de la organización tipo Wikipedia y que este sea editable por un grupo de 100 o más personas, SharePoint te permite tener calendarios compartidos,  listas de tareas compartidas, foros de discusión además de seguir cualquier cambio que se realice sobre estos objetos haciéndote saber de los mismos. La idea de colaboración está construida en la misma esencia de SharePoint

Contenido

SharePoint te ofrece un lugar donde colocar toda la información o contenido que forma parte del día a día de las operaciones de tu negocio, todos tus documentos, presentaciones, libros de Excel, imágenes,  audios, videos y hasta bases de datos. En vez de colocarlos en carpetas en tu disco duro local o en las unidades compartidas en la red organizacional o estar enviándolos a través de correos electrónicos una y otra vez.

Algo de ese contenido puede estar colocado en algún lugar bastante controlado, que es auditado, monitoreado y que solo está disponible para un grupo selecto de personas, también puedes usar otro lugar dentro de SharePoint para colocar cualquier contenido sin restricción alguna y a su vez editarlos desde el mismo navegador 

Búsqueda

Después de un tiempo colocando información en SharePoint esta puede resultar bastante complicada de encontrar, es por esta razón que SharePoint te permite realizar búsquedas de tu contenido. Tiene construido desde sus raíces un excelente, muy inteligente motor de búsqueda, que no solo te permite buscar tu propio contenido de distintas maneras sino también personas y hace esto de manera segura garantizado que nadie tenga acceso a lo que no debe

Inteligencia de negocio

Todo lo anterior expuesto resulta bastante útil pero no muy atractivo si solo pudieras trabajar con tu contenido o información de la misma manera tradicional de tiempos pasados, es por esto que SharePoint te permite agrupar toda la gran cantidad información que tu empresa genera y organizarla eficientemente, pero al mismo tiempo utilizarla mejor y darle un significado que permita agregar valor al negocio

Puedes hacer uso de libros de Excel, blogs, soluciones de inteligencia de negocios y presentarlos de una manera fácil de entender. En un nivel más avanzado puedes crear tableros de control (DashBoards), tablas de puntuación (ScoreCards) y diagramas de Visio actualizándolos en tiempo real haciendo uso del contenido dentro de SharePoint

Las capacidades y funcionalidades de SharePoint relacionadas con la inteligencia de negocios son bastante amplias y en muchos casos son el producto de la combinación de SharePoint con Office y de SharePoint con Microsoft SQL Server

La siguiente tabla detalla los diferentes componentes de inteligencia de negocios de SharePoint

Con SharePoint puedes conseguir información accionable para una mejor toma de decisiones desde una gran variedad de fuentes de datos estructurados y no estructurados, de diferentes  tamaños a través de cualquier dispositivo

También habilita usuarios básicos y avanzados a realizar excelentes descubrimientos a través de herramientas familiares balanceando la necesidad del área de tecnologías de información de llevar un control del contenido creados por los mismos.

Aplicaciones

SharePoint te permite construir sobre sí mismo. Ningún programa, sistema operativo o plataforma puede predecir todas las necesidades que tu o tu organización puedan tener, es por eso que SharePoint está diseñado para ser extendido y personalizado. Puedes hacer uso de programas como SharePoint Designer o Visio para construir formularios o flujos de trabajo (WorkFlows) a medida sin la necesidad de ser un programador, pero si conoces de código puedes hacer aún mucho más

SharePoint puede interactuar con los distintos sistemas y bases de datos que tu organización tiene en producción desde hace ya un tiempo, te permite accederlos, visualizarlos y usarlo dentro del mismo SharePoint siempre cuidando el control y la seguridad